株式会社Rebaseが運営するレンタルスペースのマッチングプラットフォーム「instabase（インスタベース）」は、2026年9月、利用者366名を対象に、オフィスおよび会議室の利用について調査しました。

コロナ禍を経てリモートワークが定着する一方、ここ数年は出社を増やす動きも広がっています。オフィスに人が戻れば、会議室を使いたい場面も増えます。使いたい時に会議室が取れなかった場合、職場では実際に何が起きているのか。本調査では、その実態を尋ねました。

業務で会議室を使う316人のうち、直近3か月で「使いたかったのに取れなかった」経験がある人は50%。そのうち、会議室を諦めて打ち合わせをした経験のある人の半数は、自席や社内のオープンスペースを利用していました。打ち合わせの「場所」が変わることで、「中身」まで変わっていることが、本調査で明らかになりました。

■「言えずじまい会議」は3人に1人、最初に削られるのは込み入った議論

会議室が取れなかった158人に、会議で話すつもりだった内容を話さずに済ませた経験を尋ねると、31%が「ある」と答えました。

話さなかった内容で最も多かったのは「結論が出るまで時間のかかる、込み入った議論」で45%。「チームメンバーの評価や人事に関わる内容」と「取引先や顧客の名前が出る話」が各29%、「個人の機密情報に関わる相談」が20%、「未公開の事業・製品・サービスに関すること」が14%と続きます。機密性のある話題のいずれかを挙げた人は63%にのぼりました。

自由記述には「話せない場所だったので耳だけで参加していた」という声もありました。

■ 「言えずじまい会議」の3分の2超が、決まらないまま終わる‍

内容が削られた打ち合わせがどうなったかを尋ねました。もともと何かを決める場ではなかったと答えた人を除くと、3分の2を超える人が結論に影響が出たと答えています。「決めるべきことが決まらず、日を改めた」が45%、「決めたが、判断の材料が足りないまま決めた」が24%でした。

内容が削られた打ち合わせの多くは、結論を持ち越すか、材料が足りないまま着地しています。

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■ 移った先は、社内のオープンな場所

‍会議室が取れなかったとき、その打ち合わせをどこで実施したかを尋ねると、最多は「社内のオープンスペース・共用スペース」で46%。「日を改めた」32%、「オンラインに変更した」26%、「自席」24%、「カフェやラウンジ」16%と続きます。自席か社内のオープンスペースで済ませた人は54%でした。

自由記述には、貸し会議室やレンタルスペース、サテライトオフィス、個人用のブース、公民館、カラオケなど、自力で外に場所を確保したという回答もありました。社有車の中で済ませたという人もいます。

■ 聞こえる場所では、話せることが限られている

自席やオープンスペースで、他の人にあまり聞かれたくない内容の会話をした経験がある人は43%。他の人の聞かれたくなさそうな会話が自席に聞こえてきた経験がある人は48%。両方に該当する人は35%で、およそ3人に1人が、オープンな場所で聞かれたくない話をする側にも、聞いてしまう側にもなっていました。

会議室が足りないことの影響は、不足感や稼働率としてではなく、話されずに終わった議題として現れていました。機密性のある話や込み入った議論は、場所が変わった時点で削られ、その打ち合わせは決まらないまま終わることが多くなります。会議室の数に加えて、短い時間でも気兼ねなく話せる場所を必要な時に確保できるかどうかが問われています。

■ 調査概要

調査名：オフィスおよび会議室利用に関するアンケート調査（インスタベース調べ）
調査方法：インターネット調査
調査期間：2026年9月8日〜9月11日
調査対象：インスタベース利用者
有効回答数：366名
出典元：https://media.instabase.jp/report/survey-meetingroom2026/

※本リリースでは、会議室が取れなかったことにより、話すつもりだった内容を話さずに済ませた会議を「言えずじまい会議」と称します。
※本調査の各設問は、回答日からさかのぼる直近3か月間の経験を尋ねたものです（出社頻度のみ直近1か月）。
※「業務で会議室を使わない」と回答した方を除く316名を集計のベースとし、「言えずじまい会議」以降の設問は、会議室が取れなかった経験がある158名を分母としています。
※「機密性のある話題」は、「個人の機密情報に関わる相談」「チームメンバーの評価や人事に関わる内容」「取引先や顧客の名前が出る話」「未公開の事業・製品・サービスに関すること」のいずれかを指します。
※各数値は小数第1位を四捨五入しています。

■ 本データのご利用について

本リリースの調査結果およびグラフは、記事などに自由にご利用いただけます。ご利用の際は、出典に「インスタベース調べ」と明記のうえ、下記ページのリンク設置をお願いいたします。

オフィスおよび会議室利用に関するアンケート調査（インスタベース調べ）：https://media.instabase.jp/report/survey-meetingroom2026/